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Micro entrepreneurs : déduisez certaines dépenses grâce aux frais de débours !

Règle de déduction de frais - Micro-entrepreneurs Règles de déduction des frais - Auto entrepreneur

Bien que très avantageuse du fait de sa gestion ultra simplifiée, la micro entreprise ne permet pas, en principe, de déduire les frais sur le chiffre d’affaires. Il existe cependant un moyen légal et efficace de déduire certains achats professionnels : les frais de débours.

 

Qu’est-ce qu’un frais de débours ?

Les frais de débours représentent des sommes avancées au nom du client, qui doivent être remboursées par le client du montant exact, sur présentation de la facture. Cela permet au micro entrepreneur de déduire les frais et achats qui ont été engagés lors de sa prestation.

Attention, les frais de débours sont à différencier des coûts d’achat. Ces derniers représentent toutes les dépenses liées à la réalisation de l’activité, auxquelles sont appliquées des marges commerciales (toutes les activités d’achat revente par exemple). Les frais de débours ne sont donc pas une refacturation, et le remboursement ne peut comprendre aucun coefficient de marge.

Quels sont les avantages des frais de débours?

La facturation de frais de débours est avantageuse, aussi bien pour vous que pour votre client :

  • Vos débours ne seront pas comptabilisés dans votre chiffre d’affaires. Ils n’entreront donc pas dans le calcul de vos cotisations et impôts.
  • Cela permet également de créer de la confiance avec vos clients, en étant transparent sur le prix d’achat et en montrant que vous ne réalisez pas de marge.
  • Vous ne jouez finalement qu’un rôle d’intermédiaire entre le magasin et le client et n’êtes donc pas responsable du matériel acheté. Par conséquent, le client peut bénéficier des services après-vente du magasin ainsi que des garanties.

Comment procéder pour se faire rembourser de ses "frais/achats" en micro-entrepreneur ?

  • Pour commencer, vous et votre client devrez signer un accord écrit où seront précisés la nature de l’achat et le budget maximum prévu. Ce document est essentiel pour se protéger en cas de contestation du client et a pour effet d’obliger le client à procéder au remboursement des frais concernés au montant exact.
  • Vous devez facturer l’achat au nom de votre client en mentionnant ses coordonnées complètes. N’achetez pas en votre nom sinon le remboursement ne pourra pas se faire sous la forme de frais de débours.
  • Vous devez prendre garde à reporter le compte exact de la somme qui a été engagée. La facturation des frais de débours se fait au centime près. Vous ne pouvez pas demander un remboursement d’un montant supérieur à celui de la somme avancée.
  • Conservez toutes vos preuves d’achat (factures, tickets de caisse…). Vous devrez les remettre à votre client pour justifier ce qu’il vous doit au titre des débours, et garder des copies pour votre propre comptabilité et en cas de contrôle. Pensez également à conserver la preuve du remboursement de débours.

A noter : Si votre client est une entreprise redevable de la TVA alors que vous ne l’êtes pas, mieux vaut qu’il paie directement le fournisseur.

Quelles dépenses sont concernées par les frais de débours ?

Il s’agit des dépenses engagées dans la réalisation d’une prestation de service, à savoir.

  • L’achat de marchandises dans le cadre d’une prestation de service : produits d’entretien, fournitures diverses, équipements, matériels…
  • L’achat de matière première nécessaire à la réalisation du service : tissu, nourriture à cuisiner… ;
  • Les frais de port ;
  • Les frais de déplacement engagés lors d’une mission pour un client (billets de train, d’avion, hôtel…). Attention, les frais kilométriques ne peuvent pas être considérés comme des frais de débours.
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dimanche 23 février 2020
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